Termini e Condizioni di Servizio

1. Definizioni e parti

• "Fornitore": Simulation Project s.r.l., con sede legale in Italia.
• "Servizio" o "DentaLog": il software SaaS di tracciabilità dei processi di sterilizzazione fornito dal Fornitore.
• "Cliente": lo studio odontoiatrico (persona fisica o giuridica) che sottoscrive il Servizio. Il Cliente è una controparte professionale (B2B) ai sensi dell'art. 3 del Codice del Consumo.
• "Utente": l'operatore (titolare, ASO, igienista, segreteria) cui il Cliente concede accesso al Servizio.
• "DPA": Data Processing Agreement ai sensi dell'Art. 28 GDPR sottoscritto tra Cliente e Fornitore in fase di attivazione.

2. Oggetto e natura del Servizio

DentaLog è un sistema software di registrazione, archiviazione e tracciabilità documentale dei processi di sterilizzazione di strumenti riutilizzabili effettuati dal Cliente in apparecchiature certificate dai rispettivi fabbricanti.

Il Servizio è disponibile via accesso web e tramite eventuali integrazioni opzionali (gateway hardware, API REST). I dettagli funzionali e i piani di abbonamento sono pubblicati sul sito ed eventualmente aggiornati.

4. Accettazione, registrazione, account

L'accesso al Servizio richiede la registrazione di un account riconducibile al Cliente. Il Cliente garantisce di:

• Fornire dati identificativi veritieri, completi e aggiornati;
• Custodire le credenziali con cura e attivare la 2FA dove disponibile;
• Mantenere riservate le password e non condividerle;
• Notificare prontamente al Fornitore ogni accesso non autorizzato;
• Essere responsabile di tutte le attività compiute con il proprio account dagli Utenti che ha autorizzato.

Ogni licenza di abbonamento è associata a una singola sede operativa, salvo piani multi-sede esplicitamente concordati.

5. Piani di abbonamento, prezzi, fatturazione

• Trial: 30 giorni gratuiti con funzionalità complete, senza richiesta di carta di credito
• Base: fino a 2 autoclavi
• Advance: fino a 5 autoclavi, supporto telefonico
• Clinic Premium: autoclavi illimitate, multi-sede, SLA

I prezzi pubblicati sul sito si intendono al netto di IVA, applicata in fattura ai sensi della normativa vigente. La fatturazione è elettronica ai sensi del D.Lgs. 127/2015. L'abbonamento si rinnova automaticamente alla scadenza, salvo disdetta comunicata almeno 7 giorni prima della data di rinnovo dall'area cliente o via email all'indirizzo di assistenza.

Il Cliente, in qualità di professionista (B2B), non ha diritto al recesso dei 14 giorni previsto dal Codice del Consumo, applicabile esclusivamente ai consumatori finali. Resta ferma la facoltà di disdetta del rinnovo come sopra indicata.

6. Responsabilità del Cliente

Il Cliente è responsabile di:

• Accuratezza, completezza e legittimità dei dati inseriti nel Servizio (dati anagrafici, dati clinici, parametri delle autoclavi, esiti degli indicatori, ecc.);
• Acquisizione del consenso e/o adempimento degli obblighi informativi nei confronti dei propri pazienti, in qualità di Titolare del trattamento dei loro dati;
• Verifica dell'esattezza dei report generati prima del loro utilizzo per finalità di compliance, audit o difesa medico-legale;
• Esecuzione di proprie copie di backup periodiche (PDF / CSV / JSON) per i fini di archiviazione documentale e conservazione decennale;
• Conformità alle norme sulla professione odontoiatrica e alle linee guida deontologiche.

7. Trattamento dei dati e DPA

Il trattamento dei dati personali è disciplinato dall'Informativa sulla Privacy. In particolare:

• Per i dati dei pazienti caricati dal Cliente nel Servizio, il Cliente è Titolare del trattamento e il Fornitore è Responsabile ai sensi dell'Art. 28 GDPR;
• L'accettazione dei presenti Termini implica la sottoscrizione del Data Processing Agreement (DPA) tra le parti, che disciplina nel dettaglio le istruzioni del Titolare al Responsabile, le misure di sicurezza (Allegato A — TOMs), le modalità di assistenza per le richieste degli interessati, la lista dei sub-fornitori (Allegato B) e le procedure di notifica violazioni;
• I dati sono ospitati su server nell'Unione Europea (Germania) e protetti con misure conformi all'Art. 32 GDPR.

8. Conservazione e cessazione

In caso di cessazione del contratto (per recesso, disdetta o risoluzione):

• Per 30 giorni dalla cessazione il Cliente conserva l'accesso completo per esportare i propri dati (Art. 20 GDPR — portabilità);
• I dati account e i dati amministrativi non soggetti a obblighi legali di conservazione vengono cancellati entro 90 giorni dalla cessazione, salvo diversa istruzione documentata del Cliente;
• Conservazione obbligatoria decennale: i dati di sterilizzazione, indicatori chimici/biologici, tracciabilità ciclo↔paziente↔dispositivo medico riutilizzabile (UDI) e gli audit log relativi non vengono cancellati per la durata residua dell'obbligo di legge (10 anni dalla loro produzione, salvo diversa indicazione delle linee guida ATS o di sentenze applicabili). Per tale periodo i dati restano disponibili al Cliente in modalità di sola lettura ed export, senza necessità di sottoscrivere ulteriori abbonamenti, per finalità esclusivamente compliance e medico-legali. Tale obbligo discende dal D.Lgs. 81/2008 e dalla normativa sanitaria di settore.

9. Disponibilità del Servizio (SLA)

Il Fornitore si impegna a garantire una disponibilità del Servizio (uptime) pari al 99,5% su base mensile, esclusi:

• Manutenzioni programmate, comunicate con almeno 48 ore di anticipo, eseguite preferibilmente in fascia notturna o festiva;
• Cause di forza maggiore, attacchi DDoS di portata straordinaria, eventi presso il provider di hosting fuori dal controllo del Fornitore;
• Interruzioni dovute a configurazioni o reti del Cliente.

In caso di mancato rispetto dello SLA in un dato mese di calendario, il Cliente ha diritto, su richiesta scritta inviata entro 30 giorni, a un credito di servizio proporzionale al disservizio subìto (5% del canone mensile per ogni 0,5% di indisponibilità sotto soglia, fino a un massimo del 30% del canone), accreditato sulla fattura successiva. Tale credito costituisce rimedio esclusivo per il mancato rispetto dello SLA.

10. Proprietà intellettuale

Il software DentaLog, il suo codice sorgente, i marchi, i loghi, la documentazione, le interfacce grafiche e ogni altro elemento del Servizio sono e rimangono di proprietà esclusiva di Simulation Project s.r.l. e/o dei suoi licenzianti. L'abbonamento conferisce al Cliente una licenza d'uso non esclusiva, non trasferibile, non sub-licenziabile, limitata alla durata dell'abbonamento e revocabile in caso di inadempimento.

I dati caricati dal Cliente nel Servizio (anagrafiche pazienti, cicli, dispositivi UDI, ecc.) restano di proprietà del Cliente. Il Fornitore non ne acquisisce alcun diritto economico né può utilizzarli per finalità diverse dall'erogazione del Servizio, salvo aggregazioni anonime e statistiche prive di riferimento al Cliente.

11. Limitazione di responsabilità

Nei limiti consentiti dalla legge:

• La responsabilità complessiva del Fornitore verso il Cliente per qualsiasi causa connessa al Servizio non potrà eccedere il corrispettivo effettivamente versato dal Cliente nei 12 mesi precedenti l'evento da cui è sorta la responsabilità;
• Il Fornitore non è responsabile per: danni indiretti, mancato guadagno, perdita di chance, danno reputazionale, danni derivanti da uso improprio del Servizio, da inserimento di dati errati, dalla mancata esecuzione delle procedure ISO/ATS in capo al Cliente, da contenziosi tra il Cliente e i propri pazienti o tra il Cliente e le autorità ispettive (ATS, NAS, Garante Privacy);
• Resta esclusa ogni responsabilità del Fornitore per la validità clinica e tecnica del processo di sterilizzazione, di esclusiva competenza del Cliente.

Restano fermi i casi di dolo o colpa grave del Fornitore, e le ipotesi in cui la limitazione di responsabilità non è consentita dalla legge applicabile.

12. Sospensione e risoluzione

Il Fornitore può sospendere o risolvere il Servizio, previa comunicazione, in caso di:

• Mancato pagamento del corrispettivo entro 15 giorni dal sollecito;
• Violazione sostanziale dei presenti Termini o dell'Informativa Privacy;
• Uso improprio o illecito del Servizio (caricamento dati non veritieri, tentativi di compromissione del sistema, violazione di diritti di terzi);
• Provvedimenti di autorità competenti.

Anche in caso di risoluzione, restano fermi gli obblighi di conservazione decennale dei dati di sterilizzazione di cui all'art. 8.

13. Modifiche dei Termini

Il Fornitore può aggiornare i presenti Termini per esigenze normative, evoluzione del Servizio o ragionevoli esigenze operative. Le modifiche sostanziali (ad es. variazioni di prezzo, riduzione di funzionalità, modifiche dei termini di responsabilità) saranno comunicate al Cliente via email con preavviso di almeno 30 giorni. In caso di disaccordo, il Cliente potrà recedere senza oneri ulteriori entro tale termine. Il proseguimento nell'uso del Servizio successivamente alla data di efficacia costituisce accettazione delle modifiche.

14. Legge applicabile e foro competente

I presenti Termini sono regolati dalla legge italiana. Trattandosi di rapporto B2B (il Cliente è studio professionale), per ogni controversia derivante dall'esecuzione, interpretazione o cessazione del contratto è competente in via esclusiva il Foro della sede legale di Simulation Project s.r.l., salva diversa norma inderogabile applicabile.

15. Disposizioni finali

• Cedibilità: il Cliente non può cedere il contratto a terzi senza il consenso scritto del Fornitore. Il Fornitore può cedere il contratto in caso di operazioni straordinarie (fusione, scissione, conferimento di ramo d'azienda) garantendo il mantenimento dei livelli di servizio;
• Tolleranza: l'eventuale tolleranza di una parte verso inadempimenti dell'altra non costituisce rinuncia ai diritti contrattuali;
• Invalidità parziale: l'eventuale invalidità di una clausola non comporta l'invalidità dell'intero contratto;
• Comunicazioni: le comunicazioni tra le parti avvengono via email agli indirizzi indicati in fase di registrazione e fatturazione.

16. Approvazione specifica clausole onerose (Artt. 1341-1342 c.c.)

Il Cliente, in qualità di professionista, dichiara di avere letto e specificamente approvato le seguenti clausole: 3 (disclaimer normativo e responsabilità), 5 (rinnovo automatico, esclusione recesso 14gg), 8 (conservazione obbligatoria decennale), 9 (limitazione SLA e rimedio esclusivo), 11 (limitazione di responsabilità), 12 (sospensione e risoluzione), 13 (modifiche unilaterali), 14 (foro competente esclusivo), 15 (cedibilità del contratto).